Erstellung von Zahlungsaufträgen durch Offline-Nutzer

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NutzerJT
Beiträge: 2
Registriert: Di., 06. Nov 2018 18:43
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Erstellung von Zahlungsaufträgen durch Offline-Nutzer

Beitrag von NutzerJT »

Guten Abend,

ein Kollege und ich sind die einzigen Personen mit Kontovollmacht für unsere ca. 15 Firmenkonten. Wir arbeiten beide mit Laptops und sind daher oft nicht im Firmennetzwerk angemeldet, weshalb eine SMB8 Netzwerkinstallation für uns ausfällt. Wir nutzen also 2 Einzellizenzen mit jeweils lokalen Installationen auf unseren Laptops. Zahlungsaufträge geben wir beide jeweils manuell in SMB8 direkt ein. Der Arbeitsaufwand ist für uns nun zu hoch geworden und wir möchten eine Mitarbeiterin, die aber keinen Kontozugriff hat, die Zahlungsaufträge erfassen lassen, so dass wir diese nur noch importieren und ausführen müssen.

Einen Import über CSV würde theoretisch klappen, wäre für uns aber mit zu viel Zusatzaufwand verbunden, da wir immernoch bei jeder Datei vor Import das abgehende Konto festlegen müssten. Das ist mir zu viel Fehlerquelle. Deutlich besser wäre ein XML Import, in dem das abgehende Konto bereits hinterlegt ist oder aber die Möglichkeit im CSV direkt das abgehende Konto festzulegen, was aber SMB8-seitig nicht vorgesehen zu sein scheint.

Wie stellen wir das am besten an? Können wir der Mitarbeiterin irgendwie eine dritte Einzelplatzversion installieren und dort die Konten irgendwie als Offline einrichten, damit sie dann die Zahlungsaufträge erfassen und exportieren kann? Ich habe da mal ein Test-Offline-Girokonto angelegt, dafür konnte ich dann aber keine Zahlungsaufträge erfassen. Oder brauchen wir noch eine zusätzliche Software, die die XML Dateien erzeugen kann?

Ich bin für jeden Vorschlag dankbar.

Viele Grüße

ottoager
Beiträge: 8752
Registriert: Mi., 17. Mär 2004 08:45
Wohnort: Saxony

Re: Erstellung von Zahlungsaufträgen durch Offline-Nutzer

Beitrag von ottoager »

Hallo,
NutzerJT hat geschrieben:Können wir der Mitarbeiterin irgendwie eine dritte Einzelplatzversion installieren und dort die Konten irgendwie als Offline einrichten, damit sie dann die Zahlungsaufträge erfassen und exportieren kann? Ich habe da mal ein Test-Offline-Girokonto angelegt, dafür konnte ich dann aber keine Zahlungsaufträge erfassen.
mit Bordmitteln gänge das wie folgt:

1. Wie von Dir bereits beschrieben, bekommt die Mitarbeiterin eine eigene SMB-Installation, dort richtest Du das Girokonto ein (am einfachsten geht das mit Deinen Zugangsdaten, die Du der Mitarbeiterin aber nach der Einrichtung nicht gibst; alternativ wählst Du ein Sicherungsmittel z.B. PIN/TAN, gibst fiktive Zugangsdaten ein, dann kommt bei der Einrichtung erstmal eine Fehlermeldung, Du kannst dann aber das Konto manuell anlegen).

2. Nun legst Du unter Disposition > Bestände einen neuen Bestand mit einem beliebigen Namen an, nennen wir ihn z.B. mal "Export".

3. Deine Mitarbeiterin geht nun auf Zahlungsverkehr > Sammelüberweisung und legt dort eine neue Sammelüberweisung an. Wichtig ist dabei, dass Sie in das Feld "Bestand" klickt und den von Dir unter 2. einmal angelegten Bestand (im Beispiel "Export") auswählt; dann erfasst sie alle Posten in den Sammler rein und geht am Ende auf "Einreichen". Da sie die Zahlung einem Bestand zugewiesen hat, landet diese nun aber nicht im Ausgangskorb, sondern...

4. ... sie ruft nun Disposition > Bestände auf, öffnet den Bestand "Export" und sieht nun eine Liste der erfassten Zahlungen. SMB setzt das Häkchen ganz links danach, ob die Zahlung fällig ist oder nicht. Den einen Sammler, den sie nun als SEPA-XML-Datei exportieren möchte, sollte sie anhaken bzw. angehakt lassen, alles ggf. weitere bereits angehakte abwählen. Nun wird die "Export"-Schaltfläche oben anklickbar > und damit erzeugt sie die gewünschte SEPA.XML-Datei. Hier dann am besten bei "Dateityp" das höchste auswählbare Format auswählen (derzeit SEPA pain.001.003.03 (*.xml)).

Ist 'ne kleine Klickorgie, funktioniert aber. :wink:

Otto



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NutzerJT
Beiträge: 2
Registriert: Di., 06. Nov 2018 18:43
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Re: Erstellung von Zahlungsaufträgen durch Offline-Nutzer

Beitrag von NutzerJT »

Hallo Otto,

erstmal vielen Dank für Deine ausführlichen Erläuterungen.

Ich habe das Thema Disposition und Export mal bei mir am System nachgestellt. Grundsätzlich funktioniert alles so wie von Dir beschrieben, aber:

Ich kann immer nur maximal ein Element in der Auftragsliste unter Disposition => Bestände => "Export" auswählen. Sobald ich mehr als ein Element markiere, wird der Export Button sofort ausgegraut. Ich vermute mal, daher wolltest Du auch, dass ich einen Sammelauftrag erstelle, aber ein Sammelauftrag bezieht sich ja immer nur auf ein abgehendes Konto. D.h., wenn ich jetzt im Worst-Case 15 Rechnungen für meine 15 Konten habe und jede Rechnung muss von einem anderen Konto bezahlt werden, dann müsste ich nach diesem System 15 Exportdateien erzeugen. Geht das nicht irgendwie einfacher/schlanker?

Vielen Dank schonmal
Johann

ottoager
Beiträge: 8752
Registriert: Mi., 17. Mär 2004 08:45
Wohnort: Saxony

Re: Erstellung von Zahlungsaufträgen durch Offline-Nutzer

Beitrag von ottoager »

Hallo Johann,
NutzerJT hat geschrieben:erstmal vielen Dank für Deine ausführlichen Erläuterungen.

Ich habe das Thema Disposition und Export mal bei mir am System nachgestellt. Grundsätzlich funktioniert alles so wie von Dir beschrieben
:)
NutzerJT hat geschrieben:aber: Ich kann immer nur maximal ein Element in der Auftragsliste unter Disposition => Bestände => "Export" auswählen. Sobald ich mehr als ein Element markiere, wird der Export Button sofort ausgegraut.
Richtig.
NutzerJT hat geschrieben:Ich vermute mal, daher wolltest Du auch, dass ich einen Sammelauftrag erstelle, aber ein Sammelauftrag bezieht sich ja immer nur auf ein abgehendes Konto. D.h., wenn ich jetzt im Worst-Case 15 Rechnungen für meine 15 Konten habe und jede Rechnung muss von einem anderen Konto bezahlt werden, dann müsste ich nach diesem System 15 Exportdateien erzeugen.
Richtig.
NutzerJT hat geschrieben:Geht das nicht irgendwie einfacher/schlanker?
Wäre für Deinen Einsatzzweck wünschenswert, das verstehe ich. Aber ich wüsste nicht, wie das mit SMB abgebildet werden sollte.

Der Punkt ist, dass SEPA.XML's von Haus aus davon ausgehen, 1 Auftraggeberkonto zu betreffen und nicht mehrere. Es gibt zwar auch z.B. Containerdateien, aber mit sowas dürfte SMB überfordert sein.

Das von mir beschriebene Vorgehen erspart Deiner Mitarbeiterin das Auftraggeberkonto jeweils einzeln festzulegen, aber nicht, das einzeln je Auftraggeberkonto zu exportieren. :wink:

Otto



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