Monatliche Gutschrift und daran gekoppelte Zahlung auslösen - wie ideal lösen in Starmoney?

[Zehde]

Liebe Community,

ein Kunde bezahlt mir monatlich einen Betrag auf mein Konto. Wenn diese Zahlung eingegangen ist, dann gehört ein Teil davon mir, aber gleichzeitig muss ich 2 Anteile dieser monatlichen Rate an andere Stellen überweisen.

Beispiel:
Der Kunde bezahlt mir ab sofort für 24 Monate monatlich 750,00 €. Die Zahlung ist immer fällig zum 10. des Monats

Wenn der Betrag eingeht (aber nur dann), dann leite ich hiervon 300,00 € an Zahlungsempfänger A weiter, und weitere 50,00 € an Zahlungsempfänger B, dies allerdings nur 12 Monate lang (bis dort 600,00 € bezahlt sind).
Der Rest gehört mir.

Ich hätte idealerweise gerne:
- Dass Starmoney die monatliche Zahlung erwartet
- Bei Eingang automatisch verbucht und kategorisiert
- Und mir dann die ensprechenden Zahlungsausgänge vorbereitet und in den Ausgangskorb stellt

Ich muss dann nur noch Haken setzen und abschicken.

Da ich die Software gewechselt habe (vorher: Windata) frage ich mich, ob ich so etwas mit SMB11 geschickt automatisieren kann. Bei Windata arbeitet man mit "Beständen", die es z.B. in SMB nicht gibt.

Vielleicht könnt Ihr mir Tipps geben, wie man so etwas ideal realisieren könnte. Bin Programm-Neuling.

Danke Euch
Zehde

[ebi_f]

Ich hätte idealerweise gerne:
- Dass Starmoney die monatliche Zahlung erwartet

Das geht über die offene Postenverwaltung: https://hilfe.starmoney.de/hc/de/articl ... usiness-11

- Bei Eingang automatisch verbucht und kategorisiert

Das funktioniert am besten über Regeln: https://hilfe.starmoney.de/hc/de/articl ... y-Business

- Und mir dann die ensprechenden Zahlungsausgänge vorbereitet und in den Ausgangskorb stellt

Das macht man über Fälligkeiten und Auftragsordner. Die hießen bis SMB 10 auch noch Bestände, wurden in SMB 11 umbenannt: https://hilfe.starmoney.de/hc/de/articl ... usiness-11
Das geht aber nicht vollautomatisch bei Eingang der Zahlung, sondern über den festgelegten Ausführungstag. Wählen kann man dabei zwischen automatischer und manueller Fälligstellung. Wenn die Zahlung dann eingegangen ist, kann man den Auftrag absenden.

[Zehde]

Ich hätte idealerweise gerne:
- Dass Starmoney die monatliche Zahlung erwartet

Das geht über die offene Postenverwaltung: https://hilfe.starmoney.de/hc/de/articl ... usiness-11

Leider nein, denn Starmoney erwartet den Umsatz dann nur einmalig. Es handelt sich aber um regelmäßige Einzahlungen , die monatlich vorkommen, teilweise über Jahre exakt identisch.
Bei "offene Posten" ist der Posten dann nach Zahlungseingang dann doch eben nicht mehr offen, oder?
Ich kann nicht für jeden meiner Kunden monatlich eine Fälligkeit anlegen, jedenfalls nicht manuell.

- Bei Eingang automatisch verbucht und kategorisiert

Das funktioniert am besten über Regeln: https://hilfe.starmoney.de/hc/de/articl ... y-Business

OK gecheckt. Das funktioniert.

- Und mir dann die ensprechenden Zahlungsausgänge vorbereitet und in den Ausgangskorb stellt

Das macht man über Fälligkeiten und Auftragsordner. Die hießen bis SMB 10 auch noch Bestände, wurden in SMB 11 umbenannt: https://hilfe.starmoney.de/hc/de/articl ... usiness-11
Das geht aber nicht vollautomatisch bei Eingang der Zahlung, sondern über den festgelegten Ausführungstag. Wählen kann man dabei zwischen automatischer und manueller Fälligstellung. Wenn die Zahlung dann eingegangen ist, kann man den Auftrag absenden.

Stell Dir bitte folgendes Beispiel vor:

300 Kunden bezahlen monatlich einen Betrag an mich. Jeder dieser Kunden ist bei mir eine "Kategorie".
Ich will die Gelder meiner Kunden dann weiterleiten und diese dabei z.B. in 10 Postitionen aufsplitten.
Also: Kunde A bezahlt 100 €, und wenn dieser Betrag da ist, dann bezahle ich je 10 € an 10 verschiedene Empfänger.

Ich könnte jetzt sagen, ich richte einen Bestand ein namens "Kunde A". Unter diesem Bestand gibt es 10 Überweisungen zu je 50 €, wiederkehrend, monatlich, mit der Kategorie: "Kunde A".

Ich will dann folgendes gerne haben:

- Starmoney zeigt mir an, wer von den 300 Kunden bezahlt hat.
- Starmoney stellt mir 300 Bestände z.B. zum 1. des Monats fällig
- Ich setze dann z.B. zum 15. des Monats bei denen einen Haken, wo der Zahlungseingang verbucht wurde und schicke diese an die Bank.
- Jeder "Bestand" soll dann idealerweise als ein eigener Sammler ausgeführt werden, schön wäre es, wenn ich dafür nur eine Tan eingeben müsste.
- Am Folgetag verbucht mir Starmoney die ausgeführten Sammler (aber nicht als "Sammelüberweisung" sondern die 10 einzelnen Zahlungen in die Korrekte "Kategorie".

Wie mache ich das am besten?

[ebi_f]

Bei so umfangreichem Zahlungsverkehr mit vielen Bedingungen muss ich leider passen. Da habe ich keine Erfahrung. Das ist schon eine Herausforderung, da nicht den Überblick zu verlieren. Ich hoffe für Dich, jemand anderes kann noch Tipps geben. Allerdings sind hier im Forum nicht so viele Business-Nutzer aktiv.

[Zehde]

Ich danke Dir trotzdem für jeden Tipp, den Du mir geben kannst. Vielleicht nähern wir uns Stück für Stück an.
Zwei Dinge würde ich gerne lösen:

1.
Ich habe mtl. eine ganze Masse an (Sammel-)Überweisungen zu tätigen. Ich will nicht immer über das Menü in die Vorlagen und jede einzelne freigeben, sondern eine Massenfreigabe tätigen können.

Ist es möglich, eine Liste aller Sammelüberweisungen anzeigen zu lassen und dann auszuführende Sammler anzuklicken und gesammelt in den Ausgangskorb zu stellen? Wenn nicht, kann man am 1. des Monats einfach ALLE Sammelüberweisungen in den Ausgangskorb stellen lassen und dann klicke ich dort immer diejenigen an, die davon freigegeben werden?

2.
Kann man einen Stapel Überweisungen auch anders organisatorisch bündeln, als durch Sammler?
Denn ich habe Sammler, wo eine Überweisung vielleicht nur für 1 Jahr ausgeführt werden muss, die andere aber vielleich für 2 Jahre. Wenn ich es richtig sehe, geht die Zuordnung "Beginn", "Ende", "Zyklus" bei den Sammlern aber nur einheitlich. Bei Windata ist das z.B. anders.
In einem Bestand können auch wiederkehrende ÜW mit unterschiedlicher Dauer sein. Wenn der Endzeitpunkt für eine ÜW erreicht ist, dann fällt diese raus und es werden künftig eben nur noch die restlichen ausgeführt.

Danke für Deine Hilfe!

PS: Auf Deinen Hinweis:
Macht es Sinn, die Frage nochmals im Forum der Deluxe-Version zu stellen, wenn dort mehr Leute anwesend sind?

[ebi_f]

Zu 1. Das geht wie bereits erwähnt über die Fälligkeiten. Bei automatischer Fälligstellung werden die Sammelüberweisungen bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt, bei manueller Fälligstellung gibt es Erinnerungen, und man hakt dann im entsprechenden Auftragsordner alle gewünschten SÜ ab und stellt sie in den Ausgangskorb. Dort können einzelne Aufträge ggf. auch noch zurückgestellt werden.

Zu 2. Man kann wiederkehrende SÜ erstellen, das Intervall muss aber jeweils für alle enthaltenen Posten gleich sein.

Zu PS. Ich glaube, das nutzt nicht viel, denn wer häufiger im Forum aktiv ist, wird gleich über den Schnellzugriff die aktiven Themen wählen und nicht erst alle Versionen und Unterthemen einzeln durchsuchen.

[Zehde]

Alles klar, dann gehe ich so vor:

- Ich stelle alle Sammler am 1. des Monats automatisch fällig
- Ich werte aus, welche Beträge eingegangen sind durch "Kategorienauswertung - Monatlich"
- Diese löse ich im Augangskorb aus.
- Was stehen bleibt, wird angemahnt.

Nachfrage:
Bei den Sammlern habe ich festgestellt, dass einmal einer automatisch "siehe Splits" verbucht wurde, ein anderer aber als "nicht kategorisiert" im Konto angezeigt worden ist. Verbucht SM die von SM selbst übertragenen Sammler nicht IMMER automatisch in die korrekte Kategorie? Im Sammler kann ich eine Kategorie für die Einzelumsätze doch eingeben.
Noch komischer: Warum einmal so und einmal so? Auf was muss ich achten, damit das klappt?
Irgendeine Idee?

[ebi_f]

Was im Ausgangskorb liegt, ist erst einmal automatisch freigegeben. Wenn Aufträge bei der nächsten Aktualisierung nicht gesendet werden sollen, muss das Häkchen bei Freigabe entfernt werden (alternativ Strg + markieren und Button "Zurückstellen").

Beim Erstellen der Sammler kann man Kategorien ja nur für die einzelnen Posten vergeben, aber nicht für den Sammler selbst. Wenn der Sammler dann von der Bank verbucht und von SMB das Konto aktualisiert wird, versucht die automatische Kategorisierung eine sinnvolle Kategorie zuzuordnen. Die automatische Kategorisierung muss aber erst noch durch Zuordnen angelernt werden, deshalb ist das am Anfang häufig noch falsch. Besser ist es, gleich eine Regel zu erstellen. Und wenn die Kategorien bei den Posten unterschiedlich sind, erscheint normalerweise "s. Splitts".

[Zehde]

Was im Ausgangskorb liegt, ist erst einmal automatisch freigegeben. Wenn Aufträge bei der nächsten Aktualisierung nicht gesendet werden sollen, muss das Häkchen bei Freigabe entfernt werden (alternativ Strg + markieren und Button "Zurückstellen").

Hab ich probiert und ist so nicht richtig.
Wenn man alle Sammler z.B. zum 10. des Monats fälligstellt, kommen sie in den Ausgangskorb und ja, sie sind auch automatisch erst einmal angehakt. Man muss sie aber schon noch durch einen weiteren Klick auch an die Bank absenden. Nur durch das Aktualisieren des Kontos werden sie NICHT automatisch übertragen.

Das ist auch gut so, und so können wir arbeiten.
Bis hierhin erst einmal ein freundliches DANKE!

Wir werden nun vermutlich 2 Zahlungstage pro Monat einführen, wo wir uns zeigen lassen, wer die Rate überwiesen hat, und die fälligen Zahlungen schicken.

Mal sehen, wie sich das mit der automatischen Kategorisierung noch regeln läßt. Das kriegen wir noch raus.
Wenn nicht muss ich halt gesondert nochmals einen Thread aufmachen.