Barkonto / Haushaltsbuch archivieren

[AnHel]

Hallo liebe Community,
in der Verwaltung einer Schule nutze ich für Budgetierung verschiedene Haushaltsbücher, die ich dann entsprechend auffülle und mit Kontobewegungen als Umlage belaste. Um den Jahresschnitt zu bekommen lege ich jährlich neue Haushaltsbücher an - dadurch erhöhe ich die Übersicht der jeweiligen Abteilungen und kann gewährleisten, den Abteilungsleitungen aktuelle Umsatzlisten und Kostenstellenauswertungen zu generieren.

Im Zuge der Umlagebuchungen tauchen dann aber (und ich bin hier gerade erst im zweiten Jahr) natürlich neben den aktuellen auch die alten Konten / Haushaltsbücher auf. Ich würde gerne die vergangenen Jahre archivieren (nicht löschen, um weiterhin darauf zugreifen zu können), so dass sie im Grunde in jeglichen Bereichen ausgeblendet sind und bei Bedarf im separaten Bereich geöffnet und betrachtet werden können.

Kennt Ihr eine solche Funktion?

VG

[ebi_f]

Alte Konten können zwar aus den Kontenlisten ausgeblendet werden, beim Umbuchen/Umlegen von Umsätzen werden sie aber immer noch angezeigt. Und die Archivierungsfunktion von SMB dient in 1. Linie der Performancesteigerung, indem ältere Umsätze ausgeblendet und bei Bedarf nachgeladen werden.

Man kann aber die gesamte Datenbank kopieren und umbenennen und dann bei Bedarf in SMB separat darauf zugreifen. In der aktuellen Datenbank kann man dann alle alten Konten löschen.
Eine eigene Funktion gibt es dafür nicht, es lässt sich aber relativ einfach durchführen. Ich mache das folgendermaßen:
Zunächst muss man mit dem Dateiexplorer eine Kopie der aktiven Datenbank erstellen. Dazu öffnet man das SMB-Profilverzeichnis über das Windows-Startmenü, StarMoney Business 11, Zu Ihren StarMoney-Daten. Dort wechselt man in das document-Unterverzeichnis und markiert mit Strg+Klick alle zur SMB-Datenbank gehörigen Dateien und Verzeichnisse. Dies sind normalerweise:
<Name>.sdy
<Name>.sda
<Name>.sdx
<Name>.sdt
<Name>.json
Unterverzeichnis <Name> mit den darin gespeicherten Dokumenten
<Name> steht natürlich stellvertretend für den Namen deiner Datenbank.

Mit Strg+C kopiert man diese Dateien und fügt sie mit Strg+V direkt wieder ein. Alle erhalten den Zusatz Kopie.
Anschließend sollte man alle Kopien gleichnamig umbenennen und einen gewünschten Namen vergeben, ohne die Dateiendungen zu verändern.
In SMB wählt man jetzt in der Datenbankanmeldung "Datenbank übernehmen", wählt die kopierte und umbenannte sdy-Datei und gibt anschließend das bisherige Passwort ein. Das Übernehmen und Umschlüsseln dauert jetzt längere Zeit. Dann kann man die Archiv-Datenbank öffnen.
In der aktuellen Datenbank kann man danach alle alten, nicht mehr benötigten Konten löschen. Bei Bedarf kann man in der kopierten Archiv-Datenbank recherchieren.

[AnHel]

Klasse, besten Dank für die Anleitung. Ist wie erwartet nicht ganz einfach, eine Archiv-Funktion innerhalb der Standard-Datenbank wäre sicherlich wesentlich komfortabler, aber so ist es natürlich auch in Ordnung. So kann ich jederzeit auf die alten Daten zugreifen bei Rückfragen aus den Abteilungen. Die Umsätze selbst bleiben ja im Girokonto erhalten und sichtbar.

Eine Frage ist nur noch: wenn ich nun die Haushaltsbücher / Barkonten in der aktuellen Datenbank, mit der ich täglich arbeite, lösche - sind dann die Umlagen vom Girokonto auch nicht mehr sichtbar weil es die Konten dann nicht mehr "gibt"?

Ich würde in den Osterferien umstellen wollen, dann ist hier weit weniger los und es ist Ruhe für solche Arbeiten am System.

Beste Grüße

[ebi_f]

... sind dann die Umlagen vom Girokonto auch nicht mehr sichtbar weil es die Konten dann nicht mehr "gibt"?

Im Girokonto wird in den Umsatzdetails der Umlagekonto-Eintrag entfernt, wenn das entsprechende Umlagekonto gelöscht wird. Das siehst du dann nur noch in der Archivdatenbank.

Wenn das ein Problem ist, würde ich eine ganz einfache Lösung wählen. Aufgelöste oder ungenutzte Konten versehe ich im Namen mit dem vorangestellten Zusatz "z_". Dadurch kann man sie auf den 1. Blick unterscheiden und in alphabetisch sortierten Listen, wie beim Umbuchen/Umlegen oder in Auswertungen, wandern sie ganz ans Ende und man kann schneller die aktiven Konten auswählen.