Warnung vor doppelten Überweisungen

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MeKo
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Warnung vor doppelten Überweisungen

Beitrag von MeKo »

Bei uns kommt es leider gelegentlich zu doppelt bezahlten Rechnungen.

Einkäufer geben versehentlich Rechnungen doppelt in die Buchhaltung, weil diese häufig mehrfach bei uns eingehen, z.B. per Mail und zusätzlich per Post und nochmal als Kopie mit der Lieferung. Wenn zwischen den Abgaben ein paar Tage liegen, hat die Buchhaltung nicht mehr im Blick, dass die Rechnung schon bezahlt wurde und überweist nochmal.

Rückforderungen sind dann mühsam und zeitaufwendig.

Könnte Starmoney warnen, wenn in einem zu definierenden Zeitraum (z.B. 10 Tage) sich bei einer Überweisung festzulegende Merkmale wiederholen? Empfänger und Betrag gleich oder Verwendungszweck (Rechnungsnummer) gleich?

Oder gibt es schon eine Möglichkeit solche Warnung / Prüfungen zu automatisieren?
Hannes
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Re: Warnung vor doppelten Überweisungen

Beitrag von info »

sollte nicht der komplette Prozess überdacht werden
es kann ja sein, dass für einen Lieferschein evtl. sogar unterschiedliche Rechnungen (versehentlich?) erstellt werden in Teil/Abschlag bzw. Endabrechnung o.ä. (Währungs oder Skonto bzw. deren Varianten bei der Erfassung) dann ist ein Abgleich kaum möglich.
Dh. der Lieferschein/Wareneingang und spätere Rechnungen sollten doch von x-Personen abgezeichnet (gestempelt) und nachvollziehbar archiviert werden. (GODB)

Sollte es sich um gleiche Lieferanten handeln, wäre auch eine allgemeine Abstimmung bspw. nur noch online-Einreichung o.ä. sinnvoll usw. (da SM bzw. SMB auch ZUGFeRD, PDF und XRechnung verarbeiten kann um Erfassungsfehler :wink: zu vermeiden)

Es kommt ja auch immer auf die Größe des Unternehmens/Menge der RG an.
SM bzw. SMB ist in 1 Linie ein Onlinbanking-Programm und keines für den workflow bzw. reines Buchhaltungsprog.


als workaround muss die Erfassung evtl. den Rechnungstapel / die Rechnungsnummern (was aus o.g. Gründen aber nicht ausreichen kann) vorher prüfen.
Angel
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Re: Warnung vor doppelten Überweisungen

Beitrag von Angel »

MeKo hat geschrieben: Di., 27. Apr 2021 10:47Könnte Starmoney warnen, wenn in einem zu definierenden Zeitraum (z.B. 10 Tage) sich bei einer Überweisung festzulegende Merkmale wiederholen? Empfänger und Betrag gleich oder Verwendungszweck (Rechnungsnummer) gleich?
Manche BANKEN haben solche Prüfungen (Doppeleinreichungsschutz), aber der zieht nur, wenn einige Merkmale wie z.B. Verwendungszweck exakt gleich sind. Darauf verlassen kannst Du Dich aber schon deswegen nicht, weil Deine Mitarbeiter möglicherweise einzelne Zeichen im Verwendungszweck anders schreiben - einer schreibt "Rg", einer "Rg." - und schon zieht die Kontrolle nicht mehr.

Um ehrlich zu sein, stimme ich @info hier vorbehaltlos zu - Eure Buchhaltung ist das Problem, nicht die Software. Da ist ein grundlegendes internes Problem am Werke, wenn solche Sachen "oft" passieren, und da würde ich ansetzen... nicht bei der Software.
lg, Angel

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Re: Warnung vor doppelten Überweisungen

Beitrag von info »

Angel hat geschrieben: Di., 27. Apr 2021 13:48(Doppeleinreichungsschutz)
der zieht doch aber nur binnen ca. 24h
und ist eher auf Einreichungen ausgelegt, die durch evtl. angebliche fehlerhafte Übertragung von der Software nochmals eingereicht werden. (und manche Banken nehmen nur den Betrag, wo dann der Kunde Probleme hat, bei Begleichung von 2x 10 Euro Strafzettel, weil der VWZ nicht mit abgeglichen wird)

//edit: @Angel
Danke für deine weiteren Informationen, die mir so nicht bekannt waren
Zuletzt geändert von info am Do., 29. Apr 2021 08:06, insgesamt 1-mal geändert.
Angel
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Re: Warnung vor doppelten Überweisungen

Beitrag von Angel »

info hat geschrieben: Mi., 28. Apr 2021 11:00
Angel hat geschrieben: Di., 27. Apr 2021 13:48(Doppeleinreichungsschutz)
der zieht doch aber nur binnen ca. 24h
Nein. Bei "uns" sind es z.B. 6 Werktage. Das mag natürlich auch von Bank zu Bank unterschiedlich sein, im FI-Lager (Sparkasse) sind es 6 Tage.
info hat geschrieben:und ist eher auf Einreichungen ausgelegt, die durch evtl. angebliche fehlerhafte Übertragung von der Software nochmals eingereicht werden. (und manche Banken nehmen nur den Betrag, wo dann der Kunde Probleme hat, bei Begleichung von 2x 10 Euro Strafzettel, weil der VWZ nicht mit abgeglichen wird)
Nein, hat nichts mit Software oder nicht Software zu tun. Der Schutz zieht auch bei Überweisung per Webseite oder Smartphone, ist völlig egal, und auch über Sicherheitsmedien (HBCI/EBICS) hinweg. Einen Abgleich NUR des Betrages kenne ich z.B. aus meinem Berufsalltag überhaupt nicht.

Aber da wäre eben die Frage, mit welchen Banken der OP arbeitet, und wie speziell genau bei DENEN ein solcher Schutz arbeitet. IMHO nicht sinnvoll, dort anzusetzen.
lg, Angel

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Re: Warnung vor doppelten Überweisungen

Beitrag von info »

Fundstück
externer Link - Service kenne ich nicht: www.belegebox.de (Rechnungsfreigaben, Freigabenprozesse usw.)
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