Nutzung im mittelgroßen Verein

[thwik]

Wir suchen eine Software, die bei einem mittelgroßen Verein (ca. 1500 Mitglieder) die Arbeit der Kassenwarte von 19 Abteilungen und die des Kassenwartes des Vereins zusammenführt.
Es gibt 20 verschiedene Konten und 19 Kassenwarte + den Hauptkassenwart.
Die Abteilungen dürfen nur auf ihre Konten zugreifen und mit diesen arbeiten können(z. B. Kategorien und Kostenstellen vergeben), der Hauptkassenwart soll alles sehen und ggf. korrigieren können.

Ist das mit Starmoney-Business 7 darstellbar?

Thomas

[erftwalk]

Hallo Thomas,

ich war selbst Kassenwart eines ähnlichen großen Vereins, allerdings eines sehr einfach strukturierter Schulfördervereins. Ich habe damals meine "Geschäfte" mit Excel, MS-Money und SG-2000 (oder so ähnlich) gemacht. SM war damals erst in den Anfängen. Ich weiß, dass der Sportverein, für den ich als Übungsleiter tätig bin, mit dem Nachfolger von SG-2000 arbeitet. So weit ich weiß, sind die damit zufrieden. Das wurde damals von den KSK vertrieben.

SM ist nach meiner Meinung nicht für eine Vereinsführung geeignet. Es ist schlicht und einfach eine Homebanking-Software mit Ansätzen zur Buchhaltung.

Gruß
Klaus

[Angel]

Ist das mit Starmoney-Business 7 darstellbar?

Ich schließe mich der Meinung von Klaus an - ich halte eine Onlinebanking-Software für einen so großen Verein auch für den falschen Ansatz. Es gibt Vereinsverwaltungsprogramme, die alle Belange rund um Vereine abbilden können, inklusive der Erstellung von SEPA-Lastschrift-Dateien für die Beitragseinzüge.

[ottoager]

Hallo,

es kommt darauf an, was Du wirklich suchst. Wenn Du eine richtige komplette Vereinsverwaltung suchst, mit der Du "Vereinskarrieren" abbilden kannst, Serienbriefe und Rechnungen erstellen, Buchhaltung machen usw. ist SMB m.E. nicht optimal geeignet, dafür gibt es spezielle Vereinsverwaltungsprogramme.

Die Frage ist ja auch, wo die 20 Leute die Arbeit verrichten sollen. Wenn die das alle zuhause am PC machen sollen, ist SMB ebenfalls keine geeignete Lösung, SMB setzt voraus, dass es auf einem lokalen Rechner oder in einem LAN installiert wird. Wenn die Leute das von zuhause machen sollen, wäre evtl. eine browserbasierte Lösung wie https://www.s-verein.de/ geeignet, da brauchst Du auch nichts mehr zu installieren und zu warten bei 20 verschiedenen Menschen bzw. deren Rechnern.

Die Abteilungen dürfen nur auf ihre Konten zugreifen und mit diesen arbeiten können(z. B. Kategorien und Kostenstellen vergeben), der Hauptkassenwart soll alles sehen und ggf. korrigieren können.

Sowas ist natürlich mit SMB abbildbar. Inklusive VErwaltung wiederkehrender Lastschriften, Pauschaländerungen ("Ändere in allen Lastschriften im Bestand XY den Beitrag von 30 auf 33 Euro!"), arbeiten mit Platzhaltern, und ja, rudimentäre Daten zur Mitgliedschaft kannst Du im SMB-Adressbuch auf dem Reiter "Mitgliedsdaten" speichern (z.B. Mitgliedsnummer, Eintritts-Austritts-/Kündigungsdaten, ...

Otto

[thwik]

Da suche ich so lange, S-Verein ist mir noch nicht untergekommen. Vielen Dank für den Tipp!

Konkreter:
In den Konten der einzelnen Abteilungen können ja die Kostenstellen angegeben werden , z. B. "Mitgliedsbeiträge" "Instandhaltung" etc. pp. Legen wir uns als solche zuvor an.
Nun soll der Kassenwart der Abteilung 1 seine Umsätze abholen, dann die Ein- und Ausgaben zuordnen.
Dito Kassenwart Abteilung 2., 3. etc.
Alle Abteilungskassenwarte dürfen nicht die Konten der anderen einsehen dürfen oder gar Überweisungen tätigen, bzw. natürlich auch nicht in den Kostenstellen der anderen Konten herumkorrigieren dürfen, der Hauptkassenwart soll die Konten aller Abteilungen einsehen, aber z. B. nicht Überweisungen tätigen dürfen und vor allem die Zuordnung der Kostenstellen nicht neu erstellen müssen.
Er soll aber auf die Einordnung in die Kostenstellen Zugriff haben und diese ggf. korrigieren dürfen.
Wäre das mit SMB7 so möglich?
(Zweck: Kassenwarte buchen das Jahr über nur ihr(e) Konto(en), Hauptkassenwart korrigiert am Jahresende einige wenige Fehler (ideller Bereich, Zweckbetrieb, Geschäftsbetrieb) und kann sowohl für einzelne Konten (und damit Abteilungen) die Jahresabrechnung einsehen und auswerten, als auch für den Gesamtverein die Gesamtabrechnung erstellen).
Oder müssten dann 19 oder 20 einzelne Datenbanken angelegt werden und der Hauptkassierer muss sich in jede einzelne einloggen. Dann gibt es aber nicht mehr die Zusammenführung zu einem großen Ganzen, und die Zuordnung der Kostenstellen könnten nicht übernommen werden, oder?

Und das mit dem Zugang: Server im Vereinsgebäude, Zugang der Kassenwarte über no-ip.org auf den Rechner, dann WTS starten und dran arbeiten. Gut, ich bin Laie....
Wahrscheinlich alles besser mit S-Verein oder auch goalio etc...

Gruß

Thomas

[erftwalk]

Hallo Thomas,

das mir bekannte Programm ist S-VEREIN. Das hat in den über 20 Jahren, seit ich es zuerst benutzt habe, mehrmals den Namen gewechselt. Soweit mir bekannt, wird es bei uns bei fast allen Sportvereinen benutzt.

Es gab früher auch öfter Kurse dazu, aber ob das heute noch so ist, weiß ich nicht. Erkundige dich doch einfach mal bei einer KSK oder StSparK.

Viel Glück
Klaus

[ottoager]

@thwik

In den Konten der einzelnen Abteilungen können ja die Kostenstellen angegeben werden , z. B. "Mitgliedsbeiträge" "Instandhaltung" etc. pp. Legen wir uns als solche zuvor an.

Das geht, Kostenstellen kannst Du selbst definieren in SMB.

Nun soll der Kassenwart der Abteilung 1 seine Umsätze abholen, dann die Ein- und Ausgaben zuordnen.

Ja, der bekommt dann über die Benutzerrechte nur Zugriff auf die Bankkonten seiner Abteilung - entweder die Rolle "Abrufender", wenn er online Umsätze abrufen darf und Zahlungen erfassen, aber nicht unterschreiben darf, oder die Rolle "Ausführender", wenn er Zahlungen auch ausführen darf.

Eine gute Beschreibung des Rollenmodells findest Du im PDF-Handbuch https://www.starmoney.de/fileadmin/Hand ... ndbuch.pdf im Kapitel 1.3.

Dito Kassenwart Abteilung 2., 3. etc.

Die bekommen dann Zugriff auf die Konten jeweils ihrer Abteilung, die Einrichtung macht der SMB-Administrator (sprich der erste Benutzer in SMB, den ihr anlegt).

Alle Abteilungskassenwarte dürfen nicht die Konten der anderen einsehen dürfen oder gar Überweisungen tätigen, bzw. natürlich auch nicht in den Kostenstellen der anderen Konten herumkorrigieren dürfen

Du legst pro Benutzer fest, auf welche Konten er zugreifen darf. Je nach zugewiesener Rolle darf er dann mehr oder weniger.

der Hauptkassenwart soll die Konten aller Abteilungen einsehen, aber z. B. nicht Überweisungen tätigen dürfen

Der bekommt dann einfach von SMB-Admin Zugriff auf alle Konten und die Rolle "Abrufender". Dann kann er alle KOnten anschauen, zwar auch Zahlungen erfassen aber nicht autorisieren.

Oder müssten dann 19 oder 20 einzelne Datenbanken angelegt werden und der Hauptkassierer muss sich in jede einzelne einloggen.

Nein, Du kannst alle Konten in 1 Datenbank anlegen und das vollständig über Benutzerrechte steuern. Nur z.B. solche Sachen wie Adressbucheinträge stehen dann allen zur Verfügung - das heißt der Verantwortliche für Sektion B sieht auch Mitglieder samt Bankverbindung, die ggf. nur in Sektion A aktiv sind. Wenn das auch separiert weden soll, geht das nur mit einzelnen Datenbanken.

Dann gibt es aber nicht mehr die Zusammenführung zu einem großen Ganzen, und die Zuordnung der Kostenstellen könnten nicht übernommen werden, oder?

Das wäre dann nicht mehr der Fall. Dann bliebe nur noch, die Kontoumsätze samt Kostenstellen als CSV zu exportieren und mit einem externen Programm wie OpenOfficeCalc, MS Excel etc. zu aggregieren.

@erftwalk

Hallo Thomas,

das mir bekannte Programm ist S-VEREIN. Das hat in den über 20 Jahren, seit ich es zuerst benutzt habe, mehrmals den Namen gewechselt. Soweit mir bekannt, wird es bei uns bei fast allen Sportvereinen benutzt.

Hmm. S-Verein gibt es noch nicht so lange. Ich denke, Du verwechselst das mit einem anderen Programm von einer 1-Mann-Software-Klitsche, welches meiner privaten Meinung nach ein notdürftig nach Windows portiertes anachronistisches DOS-Programm ist, dessen Bedienung dermaßen krude vonstatten geht, dass

Es gab früher auch öfter Kurse dazu

weil sonst kam man damit überhaupt nicht zurande. Da ist S-Verein nach dem, was ich bisher davon gesehen habe, um Grössenordnungen bedienfreundlicher.

Otto

[thwik]

Vielen Dank, Otto.

Nutze seit zig Jahren SM, und entdecke jetzt erst die Möglichkeiten....

Wäre das realisierbar, Server im Verein, Einwahl per VPN und Start einer WTS und aus der Sitzung heraus Start von SM7B, das auf dem Server installiert ist?
Dann müsste doch keine Installation der Software auf den einzelnen Clients erfolgen?

Falls das zu technisch wird, wie findet man Firmen, die so etwas wie gewünscht installieren? Ich find sie nicht im Netz...

Thomas

[ottoager]

Hallo Thomas,

SMB lässt sich unter TWS betreiben, wenn Du die Anleitung beachtest: https://www.starmoney.de/index.php?id=4 ... 02c6038ac6

Meiner Erfahrung nach sollte das dann in der Tat jemand machen, der mit WTS vertraut ist; es gibt sicher EDV-Firmen, die sowas können (also allgemein WTS einrichten und administrieren, für einen fähigen Admin sollte dann SMB mit der genannte Anleitung kein großes Problem darstellen).

Otto

[erftwalk]

Hallo Otto,

wir sind jetzt ein wenig OT, aber vielleicht hilft es doch jemandem. Ich habe die Geschäftsführerin des Vereins, für den ich tätig bin, gebeten, mir etwas zu dem von denen eingesetztem Programm zu schreiben. Sie wird das hoffentlich heute tun.

Das mit der 1-Mann-Klitsche stimmt nicht. Das war eine Software-Schmiede, die von der KSK Köln, der Stadtsparkasse Köln/Bonn und einem dritten Partner betrieben wurde. Ich habe mir selbst die Updates dort abgeholt. (Auf Diskette um Porto zu sparen. Man kann sich das heute kaum noch vorstellen)

Ich melde mich wieder, so bald ich was habe.

Gruß
Klaus

[erftwalk]

Sorry, die Software heißt jetzt SPG-VEREIN.

Näheres unter https://www.ksk-koeln.de/suche.aspx?str ... spg-verein

Gruß
Klaus

[greenhill]

Hallo Otto,

Sie schreiben weiter unten:

"Sowas ist natürlich mit SMB abbildbar. Inklusive VErwaltung wiederkehrender Lastschriften, Pauschaländerungen ("Ändere in allen Lastschriften im Bestand XY den Beitrag von 30 auf 33 Euro!")"

Unser Lastschriftvolumen nimmt monatlich zu, sodass ich auf der Suche war nach einer alternativen zeitsparenden Alternative zu unserer bisherigen Variante, die mir vor der SEPA-Umstellung von einem Support-Mitarbeiter empfohlen wurde: Eine einzelne Lastschrift anlegen, diese exportieren, als Sammellastschrift reimportieren und dann monatlich "befüllen". Bin jetzt in anderen Threads auf die Bestandsverwaltung aufmerksam geworden, in der die Sammellastschriften wohl um einiges komfortabler verwaltet und nicht monatlich komplett neu erfasst werden müssen. Werde ich die Tage mal testen ...

Wir haben bisher immer im Verwendungszweck das Datum des nächsten Einzugs "prenotifiziert". Da mir derzeit noch nicht ganz klar ist, wie wir das zukünftig handhaben können, an dieser Stelle die Frage, ob die von Ihnen angesprochenen Pauschaländerungen auch für den Verwendungszweck vornehmbar wären? Wenn ja, wo? Wie und wo könnte z. B. wie von Ihnen angesprochen, der Beitrag von 30 auf 33 Euro geändert werden?

Vielen Dank!

Gruß
Sylvia

[ottoager]

Hallo,

...an dieser Stelle die Frage, ob die von Ihnen angesprochenen Pauschaländerungen auch für den Verwendungszweck vornehmbar wären?

ja.

Wenn ja, wo?

Unter Disposition > Bestände, dann den Bestand per Doppelklick öffnen, indem der Sammler liegt, nun den Sammler markieren und oben auf den Button "Pauschaländerung" klicken. Dort kann dann gewählt werden, ob der Betrag oder der Verwendungszweck geändert werden soll.

Tip: Wenn Du mit der Funktion beginnst zu experimentieren, mache vorher eine Datenbanksicherung, um bei nicht erwünschten Ergebnissen den vorherigen Stand (grade bei größeren Datenmengen) unkompliziert wiederherstellen zu können, da es kein programminternes "undo" gibt.

Otto

[greenhill]

Hallo Otto,

vielen Dank für Deine Rückmeldung.

Das ist ja super . Genau diese Funktion hatte ich im SMB nach der Umstellung auf SEPA vermisst. Hätte mir die Bestände wohl eher mal vornehmen sollen ...

Danke nochmals!

Gruß
Sylvia